按床型统计，比按房间数报总量更准确
拿房型表逐项填写：每种房型有几间、每间几张床、床垫长宽高、每床几只枕头。已有被芯和枕芯准备继续用，就把芯的标注尺寸另列出来。
例如，双床房不能按“一间一套”统计；加床也不要混进大床房的数量里。床单、被套、枕套分列后，漏项通常一眼就能看出来。
换洗数量要看周转，别直接套一个倍数
一部分正在客房使用，一部分送洗，还有一部分清洁待换。先问清布草送出后多久回来，以及周末、节假日是否影响返洗，再决定各环节要留多少。
可以按“铺床使用量＋洗涤周转量＋清洁备用量”列出计划数量，三项按本店实际安排填写。新开业没有记录时，把入住和洗衣安排写出来请双方核对，不把经验比例当成所有酒店都适用的标准。
先把洗衣要求交给选品的人
自洗还是外包，洗衣房采用哪些洗涤、烘干与熨烫方式，最好在选款前说清楚。再让供应方按具体商品资料确认是否适用，不能仅凭“纯棉”两个字判断。
如果有明确的洗涤流程，可以先询问样品能否按该流程试洗。试洗前后分别记录尺寸、外观、缝口和铺床效果；样品费用、操作方式以及结果怎样确认，事先约定。
样品到了，用一张真实的床核对
把样品铺到对应床型上，核对床单垂边或掖边、被套与被芯是否合适、枕套开口是否方便更换。负责客房整理的人也一起看，实际操作中的不便往往比照片更容易发现。
样品标注款号、规格、版本和确认日期。白色或相近颜色的不同款，也要用商品信息区分；后续补货按记录查询，不靠目测颜色猜同款。
交货前，先约好按什么点数
订单里分别列出床单、被套、枕套等品类的规格和数量，并约定外箱如何标识。收货时按箱单核对，再抽取对应规格检查，发现少件、错规格或外观问题及时记录并联系处理。
如果分批到货，就为每批写清数量、地址、收货人和期望到货日期。补货的可供款式与时间另行确认，不默认首次采购后随时都有同批次商品。