先区分用途，再决定品类
客户赠礼、活动礼品与员工福利，领取方式和需要掌握的信息不一样。先写出对象、份数与使用场景，再比较套件、被芯或其他可选品类。
套件需要核对被芯等尺寸；被芯、枕芯也各有规格。不了解收礼人的家庭配置时，可以先问有哪些备选方案，不把某一个常见尺寸当成人人都能用。
一份预算，要算到交付的那一步
商品、包装、运输和税费是否包含在预算里，询价时一起说明。报价比较应以整份组成和费用范围一致为前提，不能把普通包装单品与另一家的礼盒组合直接比总价。
礼盒看着大，不一定更适合收礼或运输。让供应方说明实际外包装、携带和配送安排；需要特殊包装时，先确认能否提供与相关费用。
选色可以有方向，不必替所有人做决定
赠送对象较多时，可以先缩小到几种风格，查看实物或询问样品安排，再确认最终选项。计划让领取人自选的，需要先确认可供款式、规格、数量以及登记截止时间。
不要只凭图片中的光泽判断材质。记录具体款号、颜色名称、组成与标签信息，后续追加或咨询时有据可查。
加标识、放卡片，先确认实现方式
有单位标识或祝福卡片的想法，可以把使用位置、数量、文字与参考样式列出来，询问可行性和确认流程。准备使用的图文应有相应使用权限。
包装示意与实物样品分别确认什么、修改后是否需要重新确认，都写进沟通记录。没有确认前，不把示意图当成已经能交付的成品。
分散寄送，名单晚一点也要有截止时间
统一送至一个地点时，先确认收货与发放负责人；分散寄送则先按城市统计份数，评估费用与时间，实际寄送所需的个人资料通过约定渠道交接。
提交公开咨询时不必附上收礼人的住址和电话。名单确认、商品确认与发货安排各自设好节点，新增或变更地址的处理方式也一起问清楚。
交付前，用一份完整实物核对
如果能安排样品，按实际赠送的一整份检查：商品是否齐全、款色是否正确、卡片内容有没有错、包装是否适合携带。确认记录要对应具体版本。
到货后按订单点数，预留检查和处理问题的时间。涉及售后或收礼人咨询时，由谁联系、需要提供什么信息，最好在发放前告知。