先分清使用场景，再列件数
是员工福利、住宿使用，还是分批发往不同地点？使用人群、发放方式和收货地点会影响清单。把床单或床笠、被套、枕套、被芯和枕芯分别列出，不要默认套件包含填充芯。
如果不同房间或人群的规格不一样，按规格分行统计。先确认真实需求，再讨论花色，能减少后面反复改数量的情况。
用同一份表确认报价内容
| 需要确认 | 清单里写什么 |
|---|---|
| 品类与数量 | 各件商品名称、单件数量、每份套装的组成。 |
| 尺寸 | 被套与被芯长宽；床笠另记床垫长宽高；枕套与枕芯分别确认。 |
| 材质与洗护 | 具体商品标注的成分、护理要求，以及使用单位的洗晒条件。 |
| 预算口径 | 按件还是按套计算，是否包含包装、运输及税费；逐项询问。 |
| 交付安排 | 期望到货日期、地点、收货联系人，是否需要分批。 |
| 定制需求 | 颜色、规格或包装等希望调整的项目，逐项确认能否实现。 |
定制是否可做、所需数量、费用和时间，都需要结合具体商品与需求确认；不要把展示图片当作全部配置或可交付承诺。
样品和批量商品，要有同一份依据
如需看样，先商定看什么：款色、规格、套件组成、标签还是包装。后续确定采购时，把确认结果写入商品清单与双方确认文件，不只保留一张场景图片。
对必须满足的使用要求，尽量给出明确条件，让对方核对具体商品资料。没有确认的参数，先标为待确认，比猜一个数字更稳妥。
收货前，约定怎么核对
提前安排接收人，对照确认清单检查品类、数量、规格与包装状态，并确认有问题时的联系和处理方式。分批或多地点交付时，每一批都应能对应到同一份清单。